Создание системы электронного документооборота в Алматы и по Казахстану

Документы хранятся на компьютерах сотрудников, согласования теряются в переписке, а поиск нужного договора занимает слишком много времени? По мере роста компании такой подход затрудняет работу и снижает контроль над документацией.

Создание собственной системы электронного документооборота помогает организовать единое пространство для работы с документами: от регистрации и согласования до исполнения и последующего хранения.

ТОО «BSP Archiv Audit» предлагает разработку решений по организации электронного документооборота для компаний Алматы и Казахстана с учётом их структуры, внутренних процессов и состава документации.

Для чего компании нужна система электронного документооборота?

Система электронного документооборота — СЭД — помогает установить понятный порядок движения документов внутри организации. Сотрудники знают, где найти актуальную версию, кому направить документ на согласование и на каком этапе находится его обработка.

При правильно выстроенных процессах электронный документооборот позволяет:

• сократить время поиска и передачи документов;

• упорядочить регистрацию входящей, исходящей и внутренней документации;

• установить маршруты согласования и ответственных сотрудников;

• контролировать сроки исполнения;

• разграничить доступ к информации;

• уменьшить количество дублирующихся файлов;

• организовать подготовку документов к дальнейшему архивному хранению.

Конкретные функции определяются на этапе постановки задачи и зависят от выбранного программного решения.

Что входит в создание собственной системы электронного документооборота?

Внедрение электронного документооборота начинается с изучения того, как компания работает с документами. Перенос файлов в общую папку сам по себе не решает вопросы регистрации, согласования и хранения.

Анализ действующего документооборота

Определяются основные виды документов, объёмы, места хранения, участники согласования и существующие сложности. Такой анализ помогает сформировать требования к будущей системе.

Разработка структуры и правил работы

Формируются принципы классификации документов, правила наименования и регистрации, состав реквизитов для поиска. Определяются права доступа и ответственность сотрудников.

Подготовка маршрутов движения документов

Для основных процессов описываются этапы создания, проверки, согласования, утверждения и исполнения. Это позволяет учитывать реальный порядок работы подразделений.

Организация электронного архива

Определяется, какие документы и сведения необходимо перенести в систему, как связать электронные копии с бумажными оригиналами и организовать дальнейшее хранение.

Если требуется оцифровка документов, её объём и требования к качеству согласовываются отдельно.

Подготовка сотрудников к работе

Для устойчивой работы системы нужны понятные инструкции: кто регистрирует документы, кто согласовывает, где хранится окончательная версия и как выполняется поиск.

Состав работ, этапы внедрения и техническая реализация согласовываются после обследования документооборота организации.

Электронный документооборот и электронный архив: в чём разница?

Электронный документооборот организует текущую работу: создание, регистрацию, согласование и исполнение документов.

Электронный архив обеспечивает систематизированное хранение и поиск документов, работа с которыми завершена.

Эти задачи важно рассматривать совместно, чтобы документы после согласования и исполнения поступали на хранение в установленном порядке.

Индивидуальное решение для вашей организации

Порядок работы с договорами, кадровыми, бухгалтерскими и управленческими документами различается. Поэтому создание СЭД должно учитывать потребности конкретной компании, количество пользователей, структуру подразделений и требования к доступу.

При подготовке проекта также необходимо определить, потребуется ли интеграция с действующими программами, использование электронной цифровой подписи и перенос накопленных документов. Возможность реализации этих задач оценивается при выборе технического решения.

ТОО «BSP Archiv Audit» уделяет внимание документальной основе проекта: систематизации, учёту, поиску и организации хранения. Это помогает выстроить последовательный порядок работы с документацией.

Заказать создание системы электронного документооборота в Алматы и по Казахстану

Планируете внедрение СЭД, переход от бумажного документооборота к электронному или упорядочение накопленных файлов?

Обратитесь в ТОО «BSP Archiv Audit». Обсудим задачи вашей организации, определим состав необходимых работ и подготовим предложение по организации электронного документооборота.

Сообщите, какие документы вы хотите перевести в систему, сколько сотрудников будут с ними работать и какие сложности необходимо решить.

Телефоны: +7 (727) 311-99-26, +7 (701) 997-79-40
Электронная почта: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Алматы, Казахстан